PARTICIPANTES NA ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO

• Entidade Promotora – responsável pela realização do evento, formada por um grupo de profissionais que dirige uma associação ou sociedade e que é a fonte decisória de todas as ações que visem o objetivo final. A entidade promotora é a que elabora a programação e o temário, indica os palestrantes, orienta sobre o público-alvo, informa o histórico do evento, enfim, fornece ao organizador todos os dados necessários para o seu trabalho. Muitas vezes também dá dicas e suporte para o trabalho de captação de recursos financeiros facilitando a missão do organizador.
• Empresa organizadora – empresa especializada contratada pela Entidade Promotora para organizar o evento previsto por eles.
• Patrocinador – empresas privadas ou organizações públicas que tenham identidade ou afinidade com o evento ou com o perfil do público-alvo. Para tanto, disponibilizam verba para associar sua logomarca a itens promocionais do evento.
• Expositor - aluga um espaço e paga um valor estipulado para durante o período de duração do evento manter um contato constante com seu público de interesse.
• Apoio – geralmente não disponibiliza verba financeira para divulgar sua logomarca junto ao material de divulgação do evento. A sua logomarca dá credibilidade ao evento, reforçando assim o mesmo perante seu público-alvo e patrocinadores.

• Definição das Comissões: esta função é da entidade promotora:

 Comissão Organizadora – geralmente composta pela diretoria da entidade promotora.

Comissão Cientifica – o coração do evento é esta comissão que elabora o programa cientifico.

Comissão Financeira – definição de taxa de inscrição e patrocínios, e controle dos gastos do evento.

Comissão de Divulgação – reforça a divulgação do evento, geralmente seus integrantes são de cidades ou regiões longe da sede do evento.

Comissão Social – organiza todas as atividades sociais; é responsável pela recepção dos convidados especiais; escolha de presentes e elaboração de cartões de Boas Vindas.