ORGANIZAÇÃO DE EVENTO CIENTÍFICO

• Definição das Comissões: Organizadora, Científica, Financeira, Divulgação e Social – tarefa da entidade promotora do evento.
• Definição dos Patrocinadores: fabricantes e fornecedores das áreas de abrangência do evento, bancos, companhias aéreas, locadoras de veículos, administradoras de cartões de crédito, planos de saúde, etc. – esta relação é elaborada com informações do promotor do evento juntamente com as indicações da empresa organizadora, esta relação deve ser aprovada pela Comissão organizadora.
• Elaboração do Programa Científico:     

ü  Tema Central,

ü  Convidados nacionais e internacionais

ü  Palestras pré-evento, para divulgação.

ü  Definição de Cursos

ü  Elaboração das Normas para envio de trabalhos.

• Atividades Solenes:

ü  Sessão de Instalação ou de Abertura

ü  Conferencia de Abertura

ü  Inauguração da Exposição paralela

ü  Entrega de Diplomas, certificados e prêmios

ü  Sessão de Encerramento

• Atividades Sociais

ü  Almoços

ü  Jantares

ü  Coquetéis

• Atividades Turísticas
  
           ü  Passeios
           ü  Roteiro para Compras
           ü  Apresentações Culturais e Artísticas
• Atividades Integradas

ü  Exposição Paralela

ü  Visitas Técnicas

ü  Outras

• Elaboração Material Gráfico

ü  Criação Logomarca

ü  Definição dos itens gráficos: folderes (mala direta), cartaz, programa oficial, certificados, pastas blocos e canetas.

• Divulgação

ü  Elaboração do Mailing-list (cadastro).

ü  Plano de Mídia: revistas, jornais, rádio, televisão (convencionais).

ü  Divulgação em Publicações Especializadas.

ü  Assessoria de Imprensa: elaboração de releases, previsão de entrevistas coletivas.

ü  Palestras promocionais.

ü  Internet (via e-mail, site).

• Definição dos locais no Centro de Eventos:

ü  Central de Informações

ü  Midia Desk

ü  Exposição

ü  Central de Inscrições

ü  Sala VIP

ü  Plenárias

ü  Sala de Imprensa

ü  Web

• Serviços que devem estar disponíveis no Centro de Convenções:

ü  Telefone

ü  Internet

ü  Fotocopiadora

ü  Pessoal de Apoio

ü  Telefonia Publica

ü  Equipamentos

ü  Alimentos & bebidas

ü  Estacionamento

ü  Restaurantes & Lanchonetes

ü  Coffee-break

• Suporte & Logística

ü  Sonorização

ü  Fotógrafo

ü  Sinalização

ü  Decoração

ü  Tradução (Consecutiva ou Simultânea)

ü  Limpeza

ü  Segurança

ü  Buffets

ü  Montagem de Instalações (Balcões, secretaria)

ü  Filmagem

ü  Outros.

• Exposição paralela

ü  Planta-baixa

ü  Comercializações dos estandes

ü  Regulamento Geral do Centro de Eventos

ü  Manual do Expositor e Contrato

ü  Cronograma de Montagem, Realização e Desmontagem

ü  Visitação (convites e divulgação)

ü  Suporte aos expositores (credenciamento, carga & descarga de Materiais, segurança, limpeza, depósitos)

• Central de Inscrições

ü  Organização das fichas de inscrições

ü  Elaboração do material dos participantes

ü  Elaboração lista de participantes

ü  Elaboração dos certificados (evento e eventuais cursos paralelos)

ü  Informatizada.

• Elaboração correspondências:

ü  Padronização

ü  Objetividade

ü  Apresentação Gráfica

ü  Prazos para respostas

• Material dos Participantes

ü  Pasta

ü  Crachá

ü  Bloco de Anotações

ü  Caneta

ü  Formulário para perguntas

ü  Programa oficial

ü  Apostila ou Anais

ü  Certificado

ü  Formulário de Avaliação

ü  Convites para Eventos Sociais

ü  Outros.

• Providências Genéricas

ü  Brindes e Lembranças

ü  Recepção e Atendimento em Hotéis & Aeroportos

ü  Material de Secretaria

§  Consumo

§  Permanente

ü  Atendimento Médico de Emergência

ü  Serviços Públicos

§  Policiamento

§  Trânsito

§  Ônibus Especial

§  Material Turístico

ü  Maquinas e equipamentos para a Central de Inscrições

§  Telefones

§  Radios “Walk-Talk”

§  Copiadoras

§  Fax

§  Microcomputadores

§  Impressoras

§  Leitora de Código de Barras

ETAPAS DE UM EVENTO

Primeiro momento é o da concepção do evento. Precisamos conhecê-lo, coletar informações que, direta ou indiretamente, lhe digam respeito, criar intimidade e perceber todos os seus detalhes. Esta é a fase em que é traçado o perfil do evento. Com a elaboração deste perfil, você adquire subsídios para gerar o planejamento e o orçamento preliminar.

Segundo momento é o do planejamento, onde já se tem definido e determinado o evento. Cada um de seus tipos tem suas características e particularidades. A sua organização deve estar muito bem detalhada para que se tenha sucesso, e ao planejamento, será destinada especial atenção.

Itens que compõem o planejamento global:

Ø  Definição do local

- Infraestrutura existente da cidade e do Centro de Convenções, temos que avaliar se estão de acordo com as necessidades do evento.

- A visita é indispensável, para que se tenha a exata noção do ambiente, evitando surpresas desagradáveis.

-O acesso ao local: é de extrema importância na escolha da cidade avaliar os horários de voos se o evento for a nível nacional. Quanto ao Centro de Convenções o acesso ao mesmo deve ter toda a infraestrutura para chegada dos participantes tanto de fora da cidade como os locais.

Ø  Data do evento

A escolha da data para a realização de um evento é outro ponto de relevante importância. Você deve ter bom senso e observar o calendário nacional e internacional de eventos. Isto evita que agende em datas similares outros de mesma natureza, o que poderia provocar um esvaziamento do público. É desaconselhável marca-lo próximo à datas comemorativas e feriados. No período que antecede o Natal e se prolonga até o carnaval, também é inapropriado. Nesta época, as pessoas costumam voltar suas atenções e economias para estas festas. Observe também as características climáticas de cada região.

Ø  Programação

Consiste na distribuição, por datas e horários, de todas as atividades do evento, considerando-se não somente as relacionadas com o temário, mas também as sociais, turísticas, etc.

Ø  Temário;

É a determinação do título e tema do evento, bem como de todos os assuntos que serão abordados. O temário é definido pela Comissão Organizadora. Geralmente, o tema do evento é pelo qual o mesmo será conhecido, por isso a sua grande importância.

Ø  Determinação do público alvo;

Será definido mediante pesquisa ou informações da Comissão Organizadora. Outro ponto importante é a determinação do numero de participantes a ser alcançado.

Ø  Estratégia de divulgação e vendas;

Para organizar o evento, você tem que dividir as estratégias de venda em dois segmentos:

- A conquista de patrocinadores e parceiros para garantir a obtenção de recursos e

- A sedução dos participantes, por meio de estratégias de divulgação.

Ø  Planejamento econômico;

É a elaboração da Previsão Orçamentária, relação de todas as despesas e receitas prováveis do evento. A relação despesa x receita tem que apresentar saldo positivo. Caso contrário, os procedimentos têm que ser reformulados até que se obtenha este equilíbrio.

Ø  Apoio logístico;

É toda a infraestrutura que a cidade e o Centro de Convenções oferecem para  a realização do evento. Ex.: Restaurantes, comércio local, teatro, etc.

Ø  Seleção da equipe de trabalho e fornecedores;

Para a realização de um evento é necessária a contratação de pessoal qualificado para:

• Serviço de secretaria,
• Serviço de recepção,
• Serviços de tradução,
• Serviços de artes gráficas (material promocional),
• Serviços de fotografia, vídeo e som,
• Serviços de buffet,
• Serviços de decoração,
• Serviços de recursos audiovisuais,
• Serviços de locação, transporte,
• Serviços de computação gráfica, digitação e criação,
• Serviço de assessoria de imprensa
• Serviços de segurança.
• Entre outros.

Ø  Transporte e Hospedagem.

Definir uma Agencia de Turismo Oficial do evento que deverá oferecer os seguintes serviços:

- bloqueio em hotéis para acomodação dos participantes de acordo com suas preferências, bem como, apartamentos cortesias para serem ocupados por convidados ou equipe de trabalho;

- definição da Transportadora Aérea Oficial que conceda desconto especial na tarifa para os participantes do evento; e passagens aéreas cortesias para divulgação do evento.

Conceito:

O significado da palavra evento é acontecimento, vem do termo eventual, o mesmo que casual.

Evento é uma reunião de pessoas, organizada com o objetivo de trocar ideias, vivências, podendo ser de cunho artístico, cientifico, cultural, educativo, folclórico, cívico, político, social, desportivo, religioso, turístico, de lazer, dentre outros.

Classificação:

 Quanto a sua natureza:

• Técnicos: são mais formais, baseados em discussões e questionamentos sobre temas específicos. Os participantes, geralmente, não se conhecem e o diálogo surge através dos temas que vão  ser contemplados, de interesse comum a todos.

• Sociais: reunião de pessoas que já se conhecem e/ou têm laços familiares ou afinidade pessoal. Ex. Aniversários, bodas, casamentos, etc.

• Culturais: Peças de teatro, shows e outros.

• Políticos: Movimentos eleitoreiros, passeatas, etc.

• Esportivos: Campeonatos de Futebol, Olimpíadas, etc.

• Religiosos: Procissões, cultos, etc.

Quanto a sua dimensão:

• Evento de grande porte: acima de 500 pessoas
• Evento de médio porte: de 251 a 500 participantes
• Evento de pequeno porte: de 50 a 250 participantes

Quanto ao seu objetivo:

 

• Cientifico e cultural: eventos  segundo a área de interesse, que pode ser: educacional, político, artístico, esportivo, etc. Ex: Congressos, seminários, simpósios, etc.
• Comercial: o objetivo é, basicamente, a comercialização de um ou mais produtos. Ex.: feiras, exposições, salões.