ORGANIZAÇÃO DE EVENTO CIENTÍFICO

• Definição das Comissões: Organizadora, Científica, Financeira, Divulgação e Social – tarefa da entidade promotora do evento.
• Definição dos Patrocinadores: fabricantes e fornecedores das áreas de abrangência do evento, bancos, companhias aéreas, locadoras de veículos, administradoras de cartões de crédito, planos de saúde, etc. – esta relação é elaborada com informações do promotor do evento juntamente com as indicações da empresa organizadora, esta relação deve ser aprovada pela Comissão organizadora.
• Elaboração do Programa Científico:     

ü  Tema Central,

ü  Convidados nacionais e internacionais

ü  Palestras pré-evento, para divulgação.

ü  Definição de Cursos

ü  Elaboração das Normas para envio de trabalhos.

• Atividades Solenes:

ü  Sessão de Instalação ou de Abertura

ü  Conferencia de Abertura

ü  Inauguração da Exposição paralela

ü  Entrega de Diplomas, certificados e prêmios

ü  Sessão de Encerramento

• Atividades Sociais

ü  Almoços

ü  Jantares

ü  Coquetéis

• Atividades Turísticas
  
           ü  Passeios
           ü  Roteiro para Compras
           ü  Apresentações Culturais e Artísticas
• Atividades Integradas

ü  Exposição Paralela

ü  Visitas Técnicas

ü  Outras

• Elaboração Material Gráfico

ü  Criação Logomarca

ü  Definição dos itens gráficos: folderes (mala direta), cartaz, programa oficial, certificados, pastas blocos e canetas.

• Divulgação

ü  Elaboração do Mailing-list (cadastro).

ü  Plano de Mídia: revistas, jornais, rádio, televisão (convencionais).

ü  Divulgação em Publicações Especializadas.

ü  Assessoria de Imprensa: elaboração de releases, previsão de entrevistas coletivas.

ü  Palestras promocionais.

ü  Internet (via e-mail, site).

• Definição dos locais no Centro de Eventos:

ü  Central de Informações

ü  Midia Desk

ü  Exposição

ü  Central de Inscrições

ü  Sala VIP

ü  Plenárias

ü  Sala de Imprensa

ü  Web

• Serviços que devem estar disponíveis no Centro de Convenções:

ü  Telefone

ü  Internet

ü  Fotocopiadora

ü  Pessoal de Apoio

ü  Telefonia Publica

ü  Equipamentos

ü  Alimentos & bebidas

ü  Estacionamento

ü  Restaurantes & Lanchonetes

ü  Coffee-break

• Suporte & Logística

ü  Sonorização

ü  Fotógrafo

ü  Sinalização

ü  Decoração

ü  Tradução (Consecutiva ou Simultânea)

ü  Limpeza

ü  Segurança

ü  Buffets

ü  Montagem de Instalações (Balcões, secretaria)

ü  Filmagem

ü  Outros.

• Exposição paralela

ü  Planta-baixa

ü  Comercializações dos estandes

ü  Regulamento Geral do Centro de Eventos

ü  Manual do Expositor e Contrato

ü  Cronograma de Montagem, Realização e Desmontagem

ü  Visitação (convites e divulgação)

ü  Suporte aos expositores (credenciamento, carga & descarga de Materiais, segurança, limpeza, depósitos)

• Central de Inscrições

ü  Organização das fichas de inscrições

ü  Elaboração do material dos participantes

ü  Elaboração lista de participantes

ü  Elaboração dos certificados (evento e eventuais cursos paralelos)

ü  Informatizada.

• Elaboração correspondências:

ü  Padronização

ü  Objetividade

ü  Apresentação Gráfica

ü  Prazos para respostas

• Material dos Participantes

ü  Pasta

ü  Crachá

ü  Bloco de Anotações

ü  Caneta

ü  Formulário para perguntas

ü  Programa oficial

ü  Apostila ou Anais

ü  Certificado

ü  Formulário de Avaliação

ü  Convites para Eventos Sociais

ü  Outros.

• Providências Genéricas

ü  Brindes e Lembranças

ü  Recepção e Atendimento em Hotéis & Aeroportos

ü  Material de Secretaria

§  Consumo

§  Permanente

ü  Atendimento Médico de Emergência

ü  Serviços Públicos

§  Policiamento

§  Trânsito

§  Ônibus Especial

§  Material Turístico

ü  Maquinas e equipamentos para a Central de Inscrições

§  Telefones

§  Radios “Walk-Talk”

§  Copiadoras

§  Fax

§  Microcomputadores

§  Impressoras

§  Leitora de Código de Barras