ETAPAS DE UM EVENTO

Primeiro momento é o da concepção do evento. Precisamos conhecê-lo, coletar informações que, direta ou indiretamente, lhe digam respeito, criar intimidade e perceber todos os seus detalhes. Esta é a fase em que é traçado o perfil do evento. Com a elaboração deste perfil, você adquire subsídios para gerar o planejamento e o orçamento preliminar.

Segundo momento é o do planejamento, onde já se tem definido e determinado o evento. Cada um de seus tipos tem suas características e particularidades. A sua organização deve estar muito bem detalhada para que se tenha sucesso, e ao planejamento, será destinada especial atenção.

Itens que compõem o planejamento global:

Ø  Definição do local

- Infraestrutura existente da cidade e do Centro de Convenções, temos que avaliar se estão de acordo com as necessidades do evento.

- A visita é indispensável, para que se tenha a exata noção do ambiente, evitando surpresas desagradáveis.

-O acesso ao local: é de extrema importância na escolha da cidade avaliar os horários de voos se o evento for a nível nacional. Quanto ao Centro de Convenções o acesso ao mesmo deve ter toda a infraestrutura para chegada dos participantes tanto de fora da cidade como os locais.

Ø  Data do evento

A escolha da data para a realização de um evento é outro ponto de relevante importância. Você deve ter bom senso e observar o calendário nacional e internacional de eventos. Isto evita que agende em datas similares outros de mesma natureza, o que poderia provocar um esvaziamento do público. É desaconselhável marca-lo próximo à datas comemorativas e feriados. No período que antecede o Natal e se prolonga até o carnaval, também é inapropriado. Nesta época, as pessoas costumam voltar suas atenções e economias para estas festas. Observe também as características climáticas de cada região.

Ø  Programação

Consiste na distribuição, por datas e horários, de todas as atividades do evento, considerando-se não somente as relacionadas com o temário, mas também as sociais, turísticas, etc.

Ø  Temário;

É a determinação do título e tema do evento, bem como de todos os assuntos que serão abordados. O temário é definido pela Comissão Organizadora. Geralmente, o tema do evento é pelo qual o mesmo será conhecido, por isso a sua grande importância.

Ø  Determinação do público alvo;

Será definido mediante pesquisa ou informações da Comissão Organizadora. Outro ponto importante é a determinação do numero de participantes a ser alcançado.

Ø  Estratégia de divulgação e vendas;

Para organizar o evento, você tem que dividir as estratégias de venda em dois segmentos:

- A conquista de patrocinadores e parceiros para garantir a obtenção de recursos e

- A sedução dos participantes, por meio de estratégias de divulgação.

Ø  Planejamento econômico;

É a elaboração da Previsão Orçamentária, relação de todas as despesas e receitas prováveis do evento. A relação despesa x receita tem que apresentar saldo positivo. Caso contrário, os procedimentos têm que ser reformulados até que se obtenha este equilíbrio.

Ø  Apoio logístico;

É toda a infraestrutura que a cidade e o Centro de Convenções oferecem para  a realização do evento. Ex.: Restaurantes, comércio local, teatro, etc.

Ø  Seleção da equipe de trabalho e fornecedores;

Para a realização de um evento é necessária a contratação de pessoal qualificado para:

• Serviço de secretaria,
• Serviço de recepção,
• Serviços de tradução,
• Serviços de artes gráficas (material promocional),
• Serviços de fotografia, vídeo e som,
• Serviços de buffet,
• Serviços de decoração,
• Serviços de recursos audiovisuais,
• Serviços de locação, transporte,
• Serviços de computação gráfica, digitação e criação,
• Serviço de assessoria de imprensa
• Serviços de segurança.
• Entre outros.

Ø  Transporte e Hospedagem.

Definir uma Agencia de Turismo Oficial do evento que deverá oferecer os seguintes serviços:

- bloqueio em hotéis para acomodação dos participantes de acordo com suas preferências, bem como, apartamentos cortesias para serem ocupados por convidados ou equipe de trabalho;

- definição da Transportadora Aérea Oficial que conceda desconto especial na tarifa para os participantes do evento; e passagens aéreas cortesias para divulgação do evento.